Salah satu bidang usaha yang saat ini sedang berkembang adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengiriman barang. Bidang usaha pengiriman barang ini pun melayani berbagai rute perjalanan. Lalu bagaimana alur sistem jasa pengiriman barang / logistik / cargo. berikut penjelasannya.

Sistem Pengiriman Barang

Pelanggan akan melakukan pesanan melalui telepon. Pesanan akan diterima oleh pimpinan cabang, yang selanjutnya akan mengecek ketersediaan truk. Jika truk tersedia, barang yang akan di kirim akan diambil ke tempat pelanggan. Jika truk tidak tersedia, pesanan akan ditunda atau dibatalkan sesuai dengan permintaan pelanggan.

Barang-barang yang telah diambil akan dikembalikan ke kantor dan dikumpulkan bersamaan dengan barang yang akan dikirim lainnya. Pimpinan cabang akan mengalokasikan barang ke masing-masing truk, dan pegawai administrasi akan menghitung biaya pengiriman tiap truk.

Jika biaya total pengiriman tiap truk belum bernilai lebih dari Rp. 8.000.000, makan barang-barang tersebut akan dialokasikan lagi hingga bernilai lebih besar dari Rp. 8.000.000. Truk yang sudah siap diberangkatkan ke tempat tujuan menyertakan Surat Angkutan dan Surat Muatan.

Sistem Penerimaan Pesanan

Sistem penerimaan pesanan umumnya dimulai dari pesanan yang dilakukan oleh pelanggan melalui telepon. Pelanggan akan memberikan jenis barang, jumlah, dan waktu pengiriman yang diinginkan. pimpinan cabang akan mengecek ketersediaan truk pada buku catatan. Apabila truk tidak tersedia, pengiriman barang akan ditunda sampai tersedia atau dibatalkan sesuai permintaan pelanggan.

Barang-barang yang akan dikirim, akan dikumpulkan di gudang untuk persiapan pengiriman. Petugas barang akan mengecek barang-barang yang dimasukan ke gudang. Petugas administrasi akan mencatat barang yang telah dimasukan ke gudang. Pencatatan dilakukan di buku stok gudang.

Proses Pengiriman Barang ke Kota Tujuan

Pimpinan cabang akan mengalokasikan barang-barang ke masing-masing truk. Petugas keuangan akan menghitung total biaya pengiriman tiap truk. Apabila biaya truk sudah mencapai Rp. 8.000.000, maka barang akan diberangkatkan ke kota tujuan. Biaya pengiriman barang berdasarkan pada dua jenis ukuran, yaitu: – Ukuran berat dalam satuan kilogram (kg). – Ukuran luas dalam satuan meter (m).

Proses Pembayaran

Pembayaran bisa dilakukan oleh pihak pengirim atau pihak penerima. Setelah barang tiba di tempat, petugas pembayaran akan memberikan surat tagihan kepada pelanggan. Pembayaran bisa dilakukan dalam tenggat waktu maksimal satu bulan. Pembayaran bisa tunai atau transfer rekening bank.

Jika sudah jatuh tempo, petugas pembayaran akan melakukan penagihan dengan membawa surat tagihan pembayaran. Jika pembayaran melalui transfer bank, pelanggan akan memberikan bukti transfer. Setelah pembayaran lunas, petugas pembayaran akan memberikan stempel lunas pada surat tagihan pembayaran.

Pencatatan Pemasukan Pengeluaran (Keuangan)

Pemasukan yang dicatat adalah pembayaran biaya pengiriman barang dari pelanggan. Pengeluaran yang diacata antara lain pembayaran listrik, telepon, biaya tenaga kerja, penggajian pegawai, dan biaya borongan sopir.

Penggajian pegawai dilakukan pada awal bulan untuk semua pegawai. Penggajian dibagi menjadi dua, yaitu penggajian pegawai dan penggajian sopir.

Penggajian pegawai dilakukan setiap awal bulan dengan besar tertentu, sedangkan penggajian sopir dilakukan setiap bulan berdasarkan jumlah sopir melakukan pengiriman barang.