Akuntansi adalah proses yang tediri dari 3 aktivitas, yaitu identifikasi, merekam, dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi pada sebuah organisasi. Definisi sistem informasi akuntansi adalah memproses data dan transaksi untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai untuk perencanaan, pengendalian, dan pengoperasian bisnis.

Untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk pengambil keputusan, maka sistem informasi akuntansi harus dapat mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya ke dalam sistem tersebut, dapat memproses dan menyimpan data tersebut untuk masa yang akan datang, dan menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai berupa laporan yang menghasilkan informasi yang akurat, tepat dan dapat diandalkan.

DESAIN SISTEM

Sebelum melakukan desain aplikasi, dilakukan survei ke beberapa usaha dagang baik yang telah terkomputerisasi maupun yang masih manual. Hasil survei digunakan sebagai pedoman dalam mendesain aplikasi yang dibutuhkan perusahaan dagang secara umum.

Fitur Kustomisasi Dari hasil survei maka dirancang beberapa hal yang perlu untuk dikustomisasi pada saat awal penggunaan aplikasi, yaitu:

1. Menambah profil perusahaan baru yang akan menggunakan aplikasi ini dan semua datanya disimpan ke database.

2. Chart of Account. Perusahaan dapat membuat Chart of Account sendiri seperti yang telah digunakan sebelumnya. Atau perusahaan menggunakan Chart of Account yang telah tersedia. Akun-akun yang lazim digunakan oleh perusahaan dagang, besar maupun kecil, selama masa operasinya adalah sebagai berikut:

• Akun Persediaan Barang Dagang, digunakan untuk mencatat jumlah persediaan barang dagang. • Akun Pembelian, digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian barang dagang.
• Akun Retur Pembelian dan Pengurangan Harga, digunakan untuk mencatat semua transaksi pengembalian barang dagang yang dibeli dan pengurangan harga atas pengembalian barang tersebut.
• Akun Potongan Pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi potongan pembelian.
• Akun Beban Angkut Pembelian, digunakan untuk mencatat semua transaksi pembayaran biaya angkut barang dagang yang dibeli.
• Akun Penjualan, digunakan untuk mencatat semua transaksi penjualan barang dagang.
• Akun Retur Penjualan dan Pengurangan Harga, digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kembali barang dagang yang telah dijual.
• Akun Potongan Penjualan, digunakan untuk mencatat transaksi potongan penjualan. Penggunaan akun yang tersedia juga dapat diubah saat proses kustomisasi selesai.

3. Metode persediaan. Aplikasi yang dikembangkan ini menyediakan 2 macam pilihan yaitu Perpeptual dan Periodic.

4. Metode aliran biaya persediaan. Aplikasi menyediakan 3 macam pilihan yaitu FIFO, LIFO, dan Average.

5. Periode akuntansi yang digunakan. Aplikasi menyediakan 6 macam pilihan yaitu 1 bulan, 2 bulan, 3 bulan, 4 bulan, 6 bulan dan 12 bulan (1 tahun). Tanggal mulai periode akuntansi juga dapat ditentukan oleh perusahaan.

Data Flow Diagram

Untuk menggambarkan aliran data pada sistem digunakan data flow diagram (DFD). Pembuatan DFD dimulai dari context diagram yang menggambarkan garis besar proses.

Pelanggan sebagai pihak yang membeli barang dagang, Supplier sebagai pihak yang memasok barang dagang, Gudang sebagai pihak yang mengatur barang masuk dan keluar, dan Pemilik sebagai pihak yang berkepentingan untuk mendapat laporan dari seluruh proses yang terjadi dalam usaha tersebut.

Setelah pembuatan context diagram, dilanjutkan untuk memecah penggambaran sistem menjadi bagian yang lebih detail dengan pembuatan DFD level 0.

Sistem dapat dibagi dalam tiga proses besar, yaitu: kustomisasi, operasional dan akuntansi. Proses kustomisasi adalah proses yang terjadi saat pertama kali sebuah sistem dibangun.

Data yang disimpan antara lain profil perusahaan, Chart Of Account (akun), periode akuntansi, dan metode persediaan yang digunakan. Semua data itu nantinya akan dibutuhkan pada proses operasional dan pada proses akuntansi.

Pada level ini tampak sebuah data storage dengan nama ‘Database Utama’ yang sebenarnya merupakan sebuah database tersendiri. Fungsi dari ‘Database Utama’ adalah untuk menyimpan data mengenai nama perusahaan dan nama database yang khusus digunakan oleh tiap perusahaan yang ada.

Proses operasional adalah proses yang berkaitan dengan kegiatan utama yang berlangsung dalam sebuah usaha dagang sehingga data yang diperlukan oleh sistem adalah yang berkaitan dengan Pelanggan, Supplier, Gudang dan Pemilik.

Proses akuntansi adalah proses yang menjalankan siklus akuntansi dalam usaha dagang. Aliran data yang ditunjukkan dari proses operasional ke proses akuntansi menunjukkan bahwa kegiatan penjurnalan akuntansi dilakukan secara otomatis setelah pencatatan kegiatan operasional. Proses akuntansi ini nantinya akan menghasilkan laporan jurnal dan laporan keuangan yang diberikan kepada pemilik.