Solusi Sistem Informasi Terintegrasi Enterprise Resource Planning (ERP)
Beberapa tahun belakangan ini, dalam iklan lowongan pekerjaan dalam bidang teknologi informasi, muncul beberapa tawaran pekerjaan dengan kualifikasi menguasai SAP. SAP memang salah satu piranti lunak Enterprise Resource Planning (ERP) yang banyak dipakai oleh perusahaan dalam skala besar.
Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang telah mengimplementasikan SAP, misalnya Astra International, Toyota Astra Motor, Bentoel Prima, United Tractor, Pertamina, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird dan beberapa perusahaan lain. Modul yang diimplementasikan tiap perusahaan pun beragam. Ada yang hanya memakai untuk keperluan area tertentu seperti Financial Accounting saja atau Sales and Distributon saja, namun banyak pula yang mengintegrasikan beberapa modul.
Enterprise Resource Planning, atau ERP, tidak dapat diartikan hanya dengan menerjemahkan dari kepanjangannya saja. Kata planning dan kata resource bukanlah inti dari ERP, tetapi kata Enterprise merupakan inti sebenarnya dari istilah ERP, yaitu untuk menyatukan seluruh departemen dan fungsi yang ada pada sebuah perusahaan ke dalam sebuah sistem komputer terpadu yang dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan spesifik dari departemen yang berbeda.
Sistem inilah yang harus dapat memenuhi semua kebutuhan departemen dan mereduksi pekerjaan – pekerjaan manual yang ada. ERP mengintegrasikan sistem komputer yang tadinya saling berdiri sendiri pada departemen – departemen yang ada. Setiap departemen masih memiliki sistem sendiri, tetapi semua sudah terintegrasi satu sama lain, sehingga dapat memantau suatu permasalahan yang terjadi secara terstruktur.
Sistem ERP dapat meningkatkan kinerja perusahaan dengan mempercepat semua proses dan akhirnya akan dapat meningkatkan pendapatan perusahaan.
Sistem ERP sering disebut sebagai suatu sistem back-office. Sebagai contoh dalam sebuah kasus penjualan, SISTEM ERP tidak menangani proses penjualan di sisi depan, tetapi SISTEM ERP lebih pada bagaimana menangani suatu order dan memberikan suatu solusi untuk mempermudah alur proses penyelesaian suatu order yang melalui berbagai tahapan.
Semua orang dalam perusahaan dapat mengakses informasi yang sama dan juga bisa melakukan perubahan terhadap informasi tersebut. Jika suatu bagian sudah menyelesaikan tugasnya dengan baik, maka secara otomatis sistem ERP akan melanjutkan ke bagian berikutnya. Jika sewaktu – waktu ingin diketahui status order, maka hanya perlu masuk ke sistem ERP dan bisa melakukan pelacakan status terakhir. Dengan adanya sistem ini, maka proses order akan dapat diproses dengan cepat dan pelanggan dapat cepat menerima hasilnya dengan resiko kesalahan yang ditimbulkan semakin kecil.
Saat ini berbagai sistem ERP beredar di pasaran, sistem ERP yang komersial antara lain SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan J.D. Edwards, sedangkan sistem ERP open source yang popular sekarang ini adalah Compiere, Adempiere, WebErp
Daftar Isi
MODUL – MODUL DALAM SISTEM ERP
Sedikitnya ada 3 sumber daya di dalam perusahaan yang perlu dikelola secara benar. Inilah mengapa perangkat lunak ERP kebanyakan mempunyai 3 modul utama sebagai berikut :
A. Financial
1. FI – Financial Accounting
Digunakan sebagai parameter untuk perhitungan keuntungan, mengukur kinerja keuangan dengan berbasis pada data transaksi. Modul FI juga menyediakan data yang dapat digunakan sebagai alat audit dalam laporan keuangan.
2. CO-Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan pokok :
- Pengendalian investasi.
- Pengendalian kegiatan keuangan, memantau dan merencanakan kegiatan pembayaran sesuai dengan jadwal.
- Pengendalian kegiatan pembelian, pengadaan dan penggunaan dana dalam unit – unit kerja.
- Pengendalian biaya dan keuntungan berdasarkan semua aktifitas perusahaan
3. IM – Investment Management
Modul IM berkaitan dengan fungsi modul TR, dengan modul IM lebih ditujukan untuk analisis investasi jangka panjang dan aset tetap dari perusahaan untuk membuat keputusan.
4. EC – Enterprise Controlling
Modul EC adalah untuk memberikan akses mengenai :
- Kondisi keuangan perusahaan
- Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan
- Pengembangan Investasi
- Pemeliharaan aset – aset yang dimiliki
- Pengembangan SDM perusahaan
- Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan
- Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba
5. TR – Treasury
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktifitas logistik dan transaksi keuangan.
B. Distribution dan Manufacturing
1. LE – Logistics Execution
Modul LO merupakan modul yang terkati dengan modul lain, seperti modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Modul ini fokus pada pengaturan logistik dari pembelian hingga distribusi..
2. SD – Sales Distribution
Modul SD ditekankan pada penggunaan strategi penjualan yang mampu mengantisipasi perubahan pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktifitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan keuntungan yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.
3. MM – Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktifitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan pelayanan.
4. PP – Production Planning
Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.
5. PM – Plant Maintenance
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktifitas operasional yang sedang berjalan.
6. QM – Quality Management
Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.
7. PS – Project System
Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan berikut ini:
- Perencanaan terhadap waktu dan nilai
- Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktifitas dan penjadwalan
- Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia
- Pemantauan terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan
- Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan
C. Human Resources
Berfungsi untuk:
- Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan
- Melindungi data personalia dari pihak luar
- Membangun sistem perekrutan dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir